Wyjazd w delegację pożyczonym samochodem

Czy pracodawca może odmówić rozliczenia kosztów wyjazdu w delegację pracownika, jeśli podróż odbyła się samochodem niebędącym własnością pracownika (pożyczonym)?

Sfinansowanie wydatków na odbycie podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy w jednostce sektora finansów publicznych nie zależy od tego, czy pojazd ten jest własnością pracownika, czy tylko został przez niego wypożyczony, ale od tego, czy te wydatki będą spełniały kryteria celowości i gospodarności. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, przy czym przepisy nie rozstrzygają kwestii uprawnień do pojazdu faktycznie wykorzystywanego w tym celu przez pracownika. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę w wysokości nie wyższej niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). Przy podejmowaniu decyzji w sprawie pokrycia takich kosztów pracodawca powinien kierować się ogólnymi zasadami dotyczącymi dokonywania wydatków publicznych, określonymi w art. 44 ust. 3 pkt 1 uofp, które stanowią, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Jeśli kryteria te nie zostaną w danym przypadku spełnione (tzn. dla realizacji tego konkretnego zadania służbowego możliwe będzie odbycie podróży służbowej tańszym środkiem transportu), pracodawca nie tylko może, ale wręcz powinien odmówić rozliczenia kosztów podróży służbowej samochodem niebędącym jego własnością.