Jak prawidłowo rozliczać podróże służbowe pracowników

Pracownik znajduje się w podróży służbowej, jeżeli na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Z tego tytułu przysługują mu należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie delegacyjne) określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej. Zasady te stosują także pracodawcy spoza sfery budżetowej, jeżeli nie ustalili ich w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę.

Do prawidłowego rozliczania podróży służbowych pracodawca powinien przede wszystkim ustalić, czy wyjazd pracownika to faktycznie podróż służbowa, i obliczyć okres jej trwania. Dopiero na tej podstawie możliwe jest prawidłowe wyliczenie diet i innych należności przysługujących z tytułu podróży służbowej.

Definicja podróży służbowej

Wyjazd pracownika może być traktowany jako podróż służbowa pod warunkiem, że jest odbywany:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania zadania określonego przez pracodawcę.

Wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie, gdyż brak jakiejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy „wyjazdowej” jako tej świadczonej w ramach delegacji.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego w umowie o pracę jako miejsce pracy ma wskazane województwo łódzkie. 25 kwietnia 2018 r. z własnej inicjatywy udał się służbowym autem do Warszawy, aby zorientować się w cenach oferowanych przez konkurencję. Ponieważ wyjazd ten nie został zlecony przez pracodawcę, nie można uznać go za podróż służbową.