Rozliczenie podatkowe podróży służbowej pracownika

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych podlegają zatem kwoty przysługujące pracownikowi na podstawie rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z:

• 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 151, poz. 1720),

• 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 50, poz. 525 ze zm.).

Obowiązujące przepisy nie zabraniają wypłaty wyższych kwot niż określone w wymienionych rozporządzeniach, jednak w takim przypadku kwoty przewyższające limity określone w tych przepisach podlegają łączeniu z innymi dochodami z tytułu pracy pracownika i są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zasada ta nie ma zastosowania jedynie w przypadku zwrotu kosztów noclegu ponad określony w rozporządzeniu limit w przypadku podróży służbowej pracownika poza granicami kraju w sytuacji, gdy rachunek hotelowy za nocleg przewyższa limit na nocleg, określony w załączniku do rozporządzenia, oraz pracodawca uzna, iż zaistniały uzasadnione okoliczności, i w związku z tym wyrazi zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu w wysokości stwierdzonej rachunkiem (tj. w wysokości przewyższającej kwotę limitu na nocleg w hotelu).