Jak ująć w księgach rachunkowych koszty podróży służbowej wykonywanej samochodem prywatnym pracownika

Koszty podróży służbowych (w tym też wynikające z podróży prywatnym samochodem pracownika) są ewidencjonowane na koncie zespołu 4 w ramach pozostałych kosztów rodzajowych lub na wyodrębnionym specjalnie w tym celu koncie "Podróże służbowe". Koszty przejazdu autostradą (pomimo wymienienia ich w nowym rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej jako "innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową") nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu poza limitem kilometrówki. Szczegóły wraz z dekretacją - w uzasadnieniu.

Od 1 marca 2013 r. (podobnie jak to miało miejsce wcześniej) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej; dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). W tym przypadku zwrot kosztów przejazdu należnych pracownikowi należy ustalić w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki ustalonej za jeden kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka). Stawkę za jeden kilometr przebiegu ustala pracodawca, jednak dla celów podatkowych nie może być ona wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, tj.: