Jak rozliczyć samochód niebędący własnością pracodawcy, wykorzystywany przez pracownika w pracy

Wypłata kwot przysługujących z tytułu korzystania z prywatnego samochodu w celach służbowych może następować:

● w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub

● na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Kilometrówka

Stosowanie tzw. kilometrówki polega na rozliczaniu przejazdów odnotowanych w ewidencji przebiegu pojazdu. Sprowadza się to do przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów (w celach służbowych) przez pracownika własnym pojazdem oraz umówionej stawki za 1 kilometr przebiegu.

Stawka ta nie powinna przekraczać wartości wskazanych w tabeli:

Jeśli pracodawca zastosuje wyższą stawkę za kilometr, kwota należności stanowiąca nadwyżkę ponad część zwolnioną będzie obciążona składkami ZUS.

PRZYKŁAD

Z ewidencji przebiegu pojazdu przygotowanej przez pracownika wynika, że w październiku 2013 r. przez 10 dni odbywał prywatnym samochodem jazdy w celach służbowych. W okresie tym łącznie przejechał 210 km. W odrębnej umowie zawartej między nim a jego pracodawcą zapisano, że stawka za 1 kilometr przebiegu dla pojazdu pracownika wynosi 0,8358 zł. W związku z tym wysokość kilometrówki należnej za październik wyniesie 175,52 zł (210 x 0,8358 zł).