§ 4. 1. Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

1) [2] dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię:

– świadectwa dojrzałości albo świadectwa dojrzałości i zaświadczenia o wynikach egzaminu maturalnego z poszczególnych przedmiotów, o których mowa w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,

– dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,

b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami,

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami obowiązującymi przy wydawaniu dowodów osobistych,

e) [3] (uchylona);

2) [4] dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia, w tym decyzji o przyjęciu na studia w wyniku potwierdzenia efektów uczenia się;

3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) [5] umowę albo kopię umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160a ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą”;

6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów;

7) karty okresowych osiągnięć studenta;

8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

10) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184 ust. 7 ustawy;

11) jeden egzemplarz pracy dyplomowej;

12) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

13) protokół egzaminu dyplomowego;

14) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;

15) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;

16) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom.

2. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.

§ 4.  1. Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:

a) poświadczoną przez uczelnię kopię świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia – również poświadczoną przez uczelnię kopię dyplomu ukończenia studiów,

b) ankietę osobową zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji,

c) poświadczoną przez uczelnię kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia w przypadku kandydatów na studia będących cudzoziemcami,

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami obowiązującymi przy wydawaniu dowodów osobistych,

e) oświadczenie o spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania studiów bez wnoszenia opłat, o którym mowa w art. 170a ust. 9 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym, zwanej dalej „ustawą” – w przypadku kandydata na studia stacjonarne w uczelni publicznej;

2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia;

3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia;

4) podpisany przez studenta akt ślubowania;

5) umowę lub kopię umowy zawartej ze studentem, o której mowa w art. 160 ust. 3 ustawy;

6) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, jeżeli regulamin studiów przewiduje dokumentowanie przebiegu studiów w indeksie, a także ich duplikatów;

7) karty okresowych osiągnięć studenta;

8) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, powtarzania roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych;

9) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej;

10) oświadczenia o niepobieraniu świadczeń na innym kierunku, o których mowa w art. 184 ust. 7 ustawy;

11) jeden egzemplarz pracy dyplomowej;

12) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej;

13) protokół egzaminu dyplomowego;

14) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;

15) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;

16) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisów, suplementu do dyplomu, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu przez osobę odbierającą dyplom.

2. Teczkę akt osobowych studenta przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat.